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Importantes cambios en la gestión de personal

Os avisamos que, para compatibilizar la gestión de personal con los nuevos informes que hay que enviar a Peugeot (como el SGP), hemos realizado algunas modificaciones importantes con respecto al personal:

  • Ampliación de las distintas funciones que cada trabajador realiza en el taller. Ahora se van a incluir funciones como TAG, TEB, etc.
  • Nuevas casillas específicas para indicar las horas de trabajo de cada mes.
  • Indicaciones especiales para mejorar la sección “Personal” en el informe SIGEM.

Esto, junto con un montón de cosas más, se os incluirá en la siguiente actualización de Auriga Suite, que intentaremos cerrar a lo largo del día para que podáis enviar vuestros informes sin problemas. Estad atentos por aquí.

Asimismo, para los que tengáis aún Auriga 2, os enviaremos una actualización de Auriga 2 Plus y unas instrucciones especiales.

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Todo lo que debes saber sobre el informe ISC

¿Qué información va dentro de este informe?

Se trata de un listado de órdenes, donde para cada línea se incluye la fecha de apertura, el número, fecha de cierre (si se ha cerrado) de la OR, etc., además de los datos de contacto del cliente y la información técnica del vehículo.

¿Qué filtro se usa para elegir las ORs que se envían?

Se envían las ORs que han tenido algún movimiento en el taller en el mes en cuestión, independientemente de su fecha de apertura y cierre.

¿Siempre se envían los datos de los clientes?

Sí, excepto aquéllos que se acojan a la LOPD, dato que puedes especificar en la ficha del cliente del programa. En ese caso, no se incluyen los datos del cliente, aunque sí algunos del vehículo.

¿Qué debo tener en cuenta para mejorar la calidad del archivo?

Por supuesto, lo más importante es que todos los datos de contacto del cliente estén al día y sean fiables. Sobre todo, los que se refieren a nombre (o razón social), teléfonos y correo electrónico.

¿Dónde se encuentra en Auriga, la ventana que me permite realizar el envío?

Depende de tu versión actual de Auriga.

Si tienes el nuevo Auriga Suite, el informe está accesible a través del menú PEUGEOT -> opción INFORMES. En la ventana que aparece, tenéis que elegir el informe I.S.C.

Si aún no tenéis el nuevo Auriga Suite, entonces debéis hacerlo a través de nuestro programa anexo Auriga 2 Plus. Aquí, el informe está accesible a través del menú superior. Podréis ver la opción de menú llamada “Fichero ISC”. Quien no tenga el programa, puede instalar Auriga 2 Plus pulsando aquí.

En ambos casos, es imprescindible haber hecho las actualizaciones de hoy. IMPORTANTE salir y entrar de los programas para forzar a que se haga la instalación.

¿Cómo reviso el informe antes del envío?

Si te fijas, esta ventana tiene dos pestañas: “Análisis previo” y “Generación”. Antes de enviar el informe, es conveniente analizarlo. Para ello, selecciona el mes y el año que quieres generar, que siempre será el anterior al mes actual. Pulsa el botón “Realizar análisis” , y verás una lista de las ORs que se van a enviar. Presta especial atención a las columnas “LOPD” y “Email”. Recuerda que para la fila que tenga un “Sí” en el campo LOPD, no se enviarán los datos del cliente de esa OR.

En la parte inferior de la ventana tienes unas pequeñas estadísticas que te indican el porcentaje de ORs que se van a enviar y no tienes el email en la ficha el cliente. Igual con el valor LOPD, especificado en la ficha de cada cliente. Si quieres revisar alguna orden o cliente antes del envío, el programa te permitirá abrir directamente las fichas de ambos con los botones superiores (esta función sólo está disponible en Auriga Suite, no en Auriga 2 Plus).

¿Cómo genero el archivo?

Una vez estés conforme con el envío, cambia a la pestaña “Generación”. Lo único que vas a tener que revisar es que aparece en el campo “Código de taller”, tu número correcto. Recuerda que empieza por cero y que tiene seis dígitos. Si no te aparece, pon el tuyo. Ya sólo te resta pulsar el botón y especificar la carpeta donde se va a guardar.

Una vez finalizado el proceso, debe haberse generado un fichero llamado “ISC” + tu número de taller.

¿Cómo envío el fichero a Peugeot?

Debes seguir el procedimiento que la marca te ha especificado.

Por último, unos consejos:

  • Unos minutos después de enviar el fichero, aparecerá en tu buzón de Intercambio de ficheros, un acuse de recibo. Es muy importante que lo guardes en una carpeta porque es tu prueba de que has mandado el informe en fecha.
  • Jamás dejes que se te pase la fecha de envío de un archivo (hasta el 7 de cada mes, inclusive), ya que te expones a perder los estándares de todo el trimestre.
  • Recuerda que hemos incorporado a la ficha de OR en el nuevo Auriga Suite, un sistema de avisos que te va a “obligar” a especificar tanto el mail como un teléfono para el cliente que estás tratando. Todo sea por ayudarte a mejorar la calidad de tu trabajo y de los informes que envías a la marca.

SIGEM: instrucciones adicionales

Ya que tenéis la actualización de Auriga 2 Plus, podéis proceder a los envíos de SIGEM. Hemos hecho un gran esfuerzo por mejorar la calidad de los envíos, buscando una forma sencilla de mapear algunas características nuevas del informe, además de automatizar aún más una serie de procesos internos, para que vuestro trabajo sea mínimo. Después de esta actualización, hemos comprobado que los errores y avisos se reducen de media más de un 60%, lo cual también reduce considerablemente el trabajo y el tiempo necesario para el envío. Eso sí, tened en cuenta que estamos enviando el informe de MAYO, y por el hecho de usar datos acumulados, y tener que ser compatible con los anteriores de este año, es posible que el segundo nivel siga siendo un poco complicado, cosa que no sucederá (al menos no tanto) cuando empecéis 2012, aunque seguro que con las novedades, el segundo nivel también es más sencillo. Además, os contaremos un truco para ayudaros a mandar el SIGEM para que el segundo nivel sea más sencillo:

  1. Trabajad en dos ordenadores distintos que estén cerca, uno por ejemplo puede ser un portátil.
  2. En uno de ellos, entrad en el nuevo envío que vais a realizar y en el otro, entrad en el mes anterior.
  3. Id comparando los datos y, si alguno es susceptible de generar un problema en el segundo nivel (por ejemplo, un dato que en el mes actual es MENOR que el mes anterior), entonces tenéis dos opciones: o cambiáis el dato del mes actual, o lo cambiáis en el mes anterior, pero ya sabéis que si lo cambiáis en el mes anterior, seguramente también tendréis que cambiarlo recursivamente hacia atrás hasta enero. Vosotros decidís.
  4. Os aconsejamos empezar siempre por la sección “Personal”, y después de esta, ir por orden desde el principio.
  5. IMPORTANTE: NUNCA le déis a GUARDAR en el ordenador donde estáis metidos en el mes anterior al que estáis mandando.

Y ahora os ofrecemos una serie de consejos, trucos e información importante que tenéis que tener en cuenta para mejorar vuestros envíos, en general:

  • Ni que decir tiene que, a partir de ahora, los envíos de SIGEM los tenéis que realizar en Auriga 2 Plus, y ya nunca más en Auriga 2 normal.
  • Para los que tenéis más de una contabilidad en el ejercicio actual, os aconsejamos que, enviéis a SIGEM la suma de las contabilidades, para que los datos sean más consistentes.
  • Tanto si tenéis dos contabilidades en el ejercicio actual como si tenéis una, tenéis que especificarle al programa cuáles se tendrán en cuenta para SIGEM y cuáles no. Para ello, desplazáos a la pestaña “Contabilidades”, dentro de la ventana de “Informe SIGEM”. Moved a la lista de la derecha, las contabilidades que se deberán tener en cuenta para los informes.
  • Os hemos incorporado un pequeño analizador de posibles errores contables, en la pestaña “Comprobación” de la ventana de “Informe SIGEM”. Os recomendamos que lo ejecutéis y solucionéis los avisos que os salgan. Para verlos, seleccionad la contabilidad a comprobar, y pulsad el botón. El programa os localizará los siguientes problemas:
    • Cuentas duplicadas: os avisará si tenéis la misma cuenta dos veces. Si es así, solucionadlo en la ventana de “Utilidades contabilidad”, mediante el botón “Unificar cuentas duplicadas”.
    • Cuentas que no deberían tener saldo: una cuenta no debe tener saldo si tiene alguna subcuenta también con saldo. Por ejemplo, no puede haber saldo en la cuenta “430050” ya que también habrá saldo por ejemplo en la cuenta “430050000030” u otras. Tenéis que hacer que la cuenta principal no tenga saldo.
  • Recordad que SIGEM da un error si no habéis incorporado a ningún empleado en nómina, en la función “Otros servicios (MO indirecta)”. Asimismo, también os generará un aviso si no asignáis funciones de MO directa e indirecta (ambas) a los empleados de recambios, VN y VO. Si esto os ocurre, tendréis que modificar las funciones de los empleados, en las nóminas.
  • Si habéis tenido que modificar alguna nómina ya contabilizada para corregir lo anterior, os hemos preparado una utilidad en Auriga 2 Plus que os va a permitir recontabilizarlas de forma más rápida, por meses. Esta función se encuentra en la ventana de “Informe SIGEM”, pestaña “Utilidades”.
  • Tened en cuenta que no debéis usar en vuestra contabilidad, cuentas que no existan en vuestro mapa de cuentas de SIGEM. La solución para publicar no consiste en eliminarlas del archivo de texto generado, antes de meterlo en SIGEM, sino de corregirlo directamente en contabilidad. Lo mejor es usar siempre cuentas que ya existan en vuestro plan de cuentas de SIGEM (podéis consultarlo desde la plataforma web), o crear subcuentas de las cuentas existentes, lo cual no generará problema alguno.
  • Es conveniente que no tengáis partidas del grupo 9 en el asiento de apertura. A quien le ocurra esto, puede solucionarlo si entra, en Auriga 2 Plus, en la ventana “Utilidades contabilidad”, y usa el botón “Eliminar analítica del asiento de apertura”.
  • Por supuesto, es muy muy conveniente que tengáis ya hecho el cierre del año anterior y la apertura del actual. Y recordad que, si volvéis a cerrar el año anterior y crear la apertura en el actual, tendréis que volver a eliminar la analítica del asiento de apertura.
  • Tened cuidado y revisad si tenéis cerradas tanto las ORs de garantías como las internas, que ya estén finalizadas.
  • Dejad siempre para el final los errores que tengan que ver con la sección “Estructura financiera”. Y más concretamente, el último de todos debe ser el típico error de “H1 activo debe ser igual a -H34 pasivo”, es decir, que os cuadre el balance. Cada uno lo cuadra a su manera, pero una forma sencilla es cuadrar la diferencia con la casilla H33 “Efectivo y otros líquidos equivalentes”.
  • Por último, recordad que, ante cualquier error o dato en una casilla de SIGEM que no comprendáis, lo que hay que hacer siempre es localizar de qué cuenta o cuentas viene (pulsando F8 con el cursor en la casilla problemática), y luego buscar en vuestra contabilidad qué asientos contienen dicha/s cuenta/s. Analizad los datos y modificad lo necesario.
  • Y ya sabéis, si tenéis dudas de alguna de las nuevas funciones que hemos incorporado, contactadnos preferentemente a nuestro mail clientes@redauriga.com