Información adicional al inicio de año

Aunque los asistentes que os hemos incluido, os han hecho prácticamente todo el trabajo de preparar el nuevo año, tenéis que tener en cuenta una serie de puntos que os detallamos a continuación:

  • El programa NO os cierra de forma automática las series de este año, ya que es posible que durante los primeros días de 2011 necesitéis seguir abriendo ORs y/o facturando en 2010.
  • En el momento en el que la mayoría de las ORs que abráis ya sean por la serie nueva, convendría que la especificárais dentro del programa como serie por defecto. Esto se hace en la ventana de CONFIGURACIÓN DE OR, pestaña SERIES, en este apartado:

  • Como habréis comprobado, en el proceso de apertura de año, Auriga ha cerrado todas las series abiertas no usadas hasta el momento. Debéis acostumbraros a abrir y cerrar series de ORs y de facturas conforme lo necesitéis, abriendo sólo las que vayáis a utilizar y cerrando aquellas con las que no vayáis a trabajar. Para ello, utilizad el botón CERRAR o ABRIR de la pestaña SERIES, que os aparece tanto en la ventana de CONFIGURACIÓN DE OR como en la de CONFIGURACIÓN DE FACTURACIÓN.
  • Por vuestra comodidad, convendría que indicárais al programa que las nuevas series de facturas de 2010 serán las predeterminadas a partir de ahora. Esto es, que cada vez que facturéis una OR nueva o una VENTA por ejemplo, ya salgan por defecto elegidas las series de 2011. Esto se realiza en la ventana de CONFIGURACIÓN DE FACTURACIÓN, pestaña TIPOS DE FACTURAS. Para cada tipo, pulsad el botón “Editar tipo de factura”, y en la ventana que os sale, cambiad la serie en el apartado “Serie por defecto”:

CONTABILIDAD

  • Gracias al asistente habréis podido abrir una o varias contabilidades nuevas para 2011, creadas a partir de las que ya teníais este año. Se os ha copiado exactamente igual vuestra configuración de mapeo de cuentas, así que no tendréis que volver a hacerlas. Para poder trabajar con estas contabilidades, sólo tenéis que tener en cuenta lo que os decimos a continuación.
  • Para que las nuevas facturas que se generen durante 2011 se contabilicen correctamente en la nueva contabilidad que habéis creado, es necesario que las vinculéis. Es decir, tenéis que decirle al programa a qué contabilidad se van a ir los asientos que generéis con cada serie nueva de factura. Esto se configura en la ventana CONFIG. GENERAL DE LA CONTABILIDAD, pestaña SERIES. Las nuevas series creadas de facturas estarán inicialmente asociadas a la contabilidad *NINGUNA*. Buscadlas y asociadlas a la que corresponda.
  • Por otro lado, como sabéis cuando abrís el programa se selecciona por defecto una contabilidad, aquella que más usamos. Llegará un momento en el que os convenga más que por defecto aparezca la de 2011 en vez de la de 2010, y esto se cambia en la ventana de CONFIG. GENERAL DE LA CONTABILIDAD, pestaña GENERAL:

Cómo abrir un nuevo año fiscal y contable en Auriga 2

Como os prometimos, os contamos qué tenéis que hacer para preparar el programa para que el principio del año podáis trabajar sin problemas. Se trata de un proceso completamente automático y que se realiza en pocos minutos.

  • En primer lugar, y aunque el proceso no genera problemas, es recomendable realizar una copia de seguridad de la base de datos.
  • El proceso consta de dos partes: la apertura del año fiscal, y la del contable. La primera es obligatoria para todos, y la segunda sólo para quien tenga contabilidad. Ambas son accesibles desde el menú superior de UTILIDADES.

  • Información necesaria común a ambos asistentes:
    • Pulsa en el menú superior de UTILIDADES en el asistente que quieras abrir.
    • Lee detenidamente cada información que te aparezca en pantalla y toma las decisiones que te soliciten en cada caso.
    • Para avanzar al siguiente paso, pulsa el botón SIGUIENTE de la parte inferior, y si quieres retroceder a un paso anterior, pulsa la flecha a la izquierda de la parte superior de la pantalla.


    • Cuando termines, en el último paso el asistente te mostrará un resumen de las decisiones que has tomado y cuando pulses FINALIZAR, realizará todo el proceso.
    • Ten en cuenta que siempre podrás volver atrás a cualquier paso anterior, o cancelar el proceso en cualquier momento sin que se realiza ningún cambio, ya que el programa no realizará ningún proceso hasta que se completen todos los pasos.
  • Información detalle del asistente para cambio de año fiscal:
    • Este asistente te ayudará a crear las series de OR y/o facturas que necesites en el nuevo año.
    • El sistema cerrará todas las series de OR y facturas que estén abiertas de años anteriores y ya no se utilicen.
    • Como sabes, no estás obligado a crear nuevas series de OR, si es que quieres continuar la numeración que llevabas hasta ahora. Por el contrario, sí estás obligado a crear nuevas series de facturas si vas a llevar la contabilidad con Auriga 2. En caso contrario, es tu decisión crear o no nuevas series de facturas.
  • Información detalle del asistente para cambio de año contable:
    • Tendréis que hacerlo una vez por cada contabilidad que queráis crear.
    • Sólo tenéis que seleccionar una de las contabilidades abiertas en el año actual, y ponerle un nombre a la nueva.
    • Auriga 2 creará la nueva contabilidad con el mismo plan contable que la actual, y la misma configuración (mapeo).
    • IMPORTANTE: Cuando os pregunte el año a crear, obviamente poned 2011, no os equivoquéis y pongáis 2010, porque pueden ocurrir errores graves!!!!

Aunque estos consejos son útiles, lo mejor es que leais todo lo que el asistente os va diciendo y preguntando, y así no tendréis problema.

Preparación SIGEM 2010 – Paso 5 (Última)

Para continuar con nuestro proceso, es necesario ahora que realicéis la actualización de Auriga a la nueva versión 2.0.1.13. Esperad a que os aparezca como siempre, y seguid los pasos como de costumbre. Una vez tengáis dicha actualización, seguid leyendo… HACED LOS SIGUIENTES PASOS ESTRICTAMENTE EN ESTE ORDEN!!!!

Vamos a revisar bien el tema de los vehículos de ocasión, para aquéllos que lo estéis usando.

  • Os vamos a pedir que volváis a generar las facturas ya creadas en 2010 de venta de VO. No se trata de borrarlas y voverlas a hacer, sino sólo de entrar en la ficha de cada VO con factura de este año, ir a la pestaña “Venta”, y regenerar la factura pulsando “Opciones” y luego “Guardar y cerrar”.

A continuación, trataremos el tema de los empleados: sueldos, nóminas, horas trabajadas, etc.

Este tema es complejo, más de lo que parece. Seguramente si habéis visto el apartado “Tratamiento contable de la mano de obra del personal productivo del departamento de servicio”, del Manual de Gestión Empresarial, habréis descubierto que existen muchos asientos analíticos complejos, cierres mensuales, etc. Nosotros para este primer envío de enero vamos a ir a lo más sencillo, y ya nos complicaremos más e intentaremos rizar el rizo en posteriores envíos.

Lo que os pedimos que hagáis ahora es lo siguiente:

  • Al igual que hicísteis con las categorías, debéis revisar el mapeo de la contabilidad automática de nóminas. Vuestra tabla debe coincidir exactamente con la que se encuentra en este enlace. Dicha tabla la podéis encontrar en el apartado “Manuales” de la web, o pinchando aquí.
  • Tenéis que introducir en cada nómina, el número de horas que pagáis al mes. Es decir, si un empleado ha trabajado a jornada completa durante enero, calculad el número de horas que se pagan, contando el número de días laborables. Si es a media jornada, igual, pero saldrán más o menos la mitad. Tened en cuenta que hablamos de horas PAGADAS, es decir, horas laborables que hay en el mes, haya venido o no el operario al taller.
  • Hay que volver a contabilizar las nóminas que tengáis ya contabilizadas. Basta con que uséis el botón RECONTABILIZAR que os sale al darle al menú de CONTABILIDAD, en la lista de nóminas. Recontabilizad una por una.

Ya casi hemos terminado, ahora queda el remate final:

  • Ahora es el momento de recontabilizar todas las facturas del mes. Si son muchas podéis filtrar por tipos, por fechas, como queráis. Pero tenéis que recontabilizarlas todas. Os aconsejamos que no sólo lo hagáis con enero, sino con todas las facturas que tengáis de 2010, para tener preparado también el siguiente envío. Si no hay problemas, este proceso no deberíais hacerlo ya más en todo el año.
  • También habría que recontabilizar todas las facturas de compra de VO del año, si es que tenéis alguna.

Y, UNA VEZ HECHO TODO ESTO… ¡SÓLO QUEDA PUBLICAR!

Como ya hicísteis en diciembre, y siguiendo las instrucciones anteriores, tenéis que calcular los datos y generar el fichero. Luego lo importáis en SIGEM tal y como os lo han contado en el curso, y empezáis a ver los errores y avisos. Os pedimos que seais vosotros los que intentéis solucionarlos y, en caso de que ya no encontréis forma de hacerlo, nos mandéis un mail con los problemas… ¡pero nosotros no estamos para solucionar los errores de SIGEM, sólo los de Auriga! Aunque en este primer mes, de forma excepcional seremos más flexibles… pero requerimos un esfuerzo por vuestra parte.

Sólo un consejo: si tenéis que importar el fichero más de una vez… lo mejor es que reiniciéis el envío antes, para dejarlo vacío (pulsando en la papelera).

¡Mucha suerte a todos!

Preparación SIGEM 2010 – Paso 4

Seguimos aportando instrucciones para que preparéis el SIGEM. A continuación, dos cositas más…

  • Algunos de vosotros ha tenido problemas con los picajes de algunos operarios. Como podréis adivinar, es imprescindible que esta información esté correcta para que nos genere errores en SIGEM. Además de que hemos intentado modificar cosas en el programa para que esto no ocurra más, deberéis corregir lo que esté mal de 2010, y para ello seguid los pasos que os damos en el nuevo manual de corrección de errores de picajes, que tenéis en la sección de manuales.
  • El tratamiento de las ORs internas es muy importante. Ya os hemos dicho varias veces cuál es la clave para conseguir que no dé problemas: en cada suborden interna, es obligatorio que, en la pestaña “Otros”, especifiquéis un tipo en el apartado “Tipo de O.R. interna”. Si no lo hacéis, el asiento que generará la factura de dicha suborden será erróneo. Ni que decir tiene que todas las ORs internas del mes deberíais cerrarlas antes de que acabe el mismo, y generar una factura que luego se contabilizará. Por otro lado, recordad que hay que mapear los tipos de OR interna, tal y como os hemos contado en varias ocasiones.

Preparación SIGEM 2010 – Paso 3

Con el objetivo de mejorar los datos y resultados que el programa genera automáticamente, ya sabéis que es sumamente importante llevar a rajatabla bien el tema de las categorías de cada elemento, y los costes de los mismos. Además, es necesario que el mapeo contable sea el correcto para que cada cosa vaya a su sitio cuando se contabilizan las facturas. Hemos hecho una revisión en profundidad de esto, y hemos realizado unos cuantos cambios en el mapeo contable. Por ello, antes de seguir debéis modificar vuestro mapeo contable de categorías extendidas de 2010, usando los datos que tenéis disponible en el enlace de abajo. Es importante que lo reviséis concienzudamente porque debéis tenerlo EXACTAMENTE igual al que os proponemos.

MAPEO DEFINITIVO DE CATEGORÍAS EXTENDIDO

NOTA: Obviamente ya que hemos cambiado el mapeo, será necesario recontabilizar todas las facturas existentes en 2010, pero NO LO HAGÁIS POR AHORA, hasta que os avisemos.

Preparación SIGEM 2010 – Paso 2

Lo que os vamos a pedir en este segundo paso es algo que ya os hemos insistido desde hace meses, y no es ni más ni menos que os estudiéis el Manual de Gestión Empresarial de Peugeot o, que al menos, lo entendáis. Es imprescindible que todos y cada uno de los asientos que el programa genera y va a generar de forma automática, los entendáis, para así comprender de dónde procede la información que os va a aparecer en el informe.

Además, a partir de ahora vais a tener que realizar pequeños cierres mensuales contables, sin los cuales el envío no saldrá todo lo bien que debería, y la información para hacer esto la tenéis en el manual. Auriga os ayudará, pero es posible que tengáis que hacer una parte a mano, como hacen todos los que envían SIGEM.

Por ello, iros al Manual de Gestión Empresarial de Peugeot (lo tenéis en Stefi) y, si no lo habéis hecho ya, mirad los siguientes capítulos y realizad un esfuerzo por entenderlos… ¡es imprescindible!

  • Contabilización Servicio Clientes
  • Contabilización MOD
  • Contabilización Venta Recambios
  • Contabilización Cesiones Internas
  • Contabilización Inventario Permanente

Eso como mínimo deberíais controlarlo. Recordad que no es tarea nuestra, sino VUESTRA y de la marca, el asegurarse que comprendéis todos esos detalles, y no hay otra forma de hacerlo que no sea estudiando, tal y como nos lo hemos tenido que estudiar nosotros. Si veis que necesitáis más formación, deberíais hacer una solicitud formal a la marca, a través de vuestro jefe de distrito. Pensamos que si hacéis una solicitud conjunta varios talleres, os harán más caso.

Repetimos: si no entendéis lo que pone en esas páginas, al menos la gran mayoría de ellas… no podréis realizar el informe con total fiabilidad y tendréis que falsear información. Ya os avisamos hace meses que esto era primordial y que es necesario tener conocimientos contables bastante sólidos para ello. Aún así, os aseguramos que Auriga automatizará todos los procesos que pueda, algo que creemos es de agradecer.

Permaneced atentos que dentro de poco habrá más información.

Preparación SIGEM 2010 – Paso 1

Comenzamos nuestras instrucciones para preparar el envío de SIGEM de Enero de 2010. Lo primero que tenéis que hacer es lo siguiente:

  • Tener un asiento de apertura. Es muy probable que aún no hayáis cerrado la contabilidad de 2009, aunque siempre vais a poder crear un asiento de apertura aunque sea temporal. Para ello, seguid estos pasos:
    • Preparad la contabilidad de 2010 para recibir la apertura proveniente de 2009. Es posible que se hayan creado nuevas cuentas en 2009 después de abrir 2010, y esto implica que esas cuentas no están en 2010. Para crearlas, activar como contabilidad actual la de 2010, y abrir su ficha. En la pestaña “Plan Contable” tenéis un botón llamdo “Importar cuentas de otra contabilidad”. En la ventana que aparece, elegid 2009 en el apartado “Contabilidad origen de los datos” y marcad la casilla “Importar Plan Contable”. A continuación, pulsad el botón “Iniciar la importación”. El programa creará en 2010 todas las cuentas de 2009 que se hayan añadido después de crear 2010. Una vez realizado el proceso, podéis cerrar las ventanas.
    • Activad como contabilidad actual ahora la de 2009, y abrid el diario. Cerrad 2009 usando el botón “CERRAR” que aparece. Esto creará dos asientos de cierre en 2009 y uno de apertura en 2010. Conservad el de apertura y eliminad los dos asientos de cierre (que tendrán fecha de 31/12/2009).
  • Asegurarse que la contabilidad está cuadrada. Si cuando abrís el diario de 2010 no aparece descuadre, entonces no tendréis que hacer nada. Si hay descuadre, deberéis corregirlo con los métodos que ya os hemos explicado en otras ocasiones. De todas formas, os damos algunos consejos:
    • Lo primero es abrir el Analizador Contable, desde el menú de Contayuda. Os aparecerán todos los asientos que tienen algún descuadre, por mínimo que éste sea.
    • Recordad el código de colores de los asientos, para orientaros acerca de qué ha podido ocurrir:
      • Amarillos: generados por Auriga y bloqueados.
      • Rojos: generados por Auriga y desbloqueados por vosotros en algún momento.
      • Azules: generados por vosotros.
      • Naranjas: importados desde otra aplicación.
    • Si el asiento es azul o rojo, quiere decir que la creación o última modificación del mismo ha corrido por vuestra cuenta, así que tendríais que abrirlo y analizarlo vosotros solos.
    • Si el asiento es amarillo, el error seguramente es por mapeo o por categorías. Para comprobarlo, lo primero es abrir el asiento y ver qué elemento lo originó: una factura de ingresos, de gastos, etc. Por ejemplo: si el asiento descuadrado ha sido originado por una factura de ingresos, tendríais que abrir la ficha de esa factura y comprobar las categorías de cada elemento. Seguramente algún elemento de la factura tiene categoría cero, o la categoría utilizada no está mapeada. Comprobad esto, cambiad la categoría en la misma ficha de la factura, guardad la factura y recontabilizarla. Repetid el proceso hasta que todos los asientos estén cuadrados.

Ni que decir tiene que si tenéis dos contabilidades por año, habría que repetir estos dos pasos completos para cada una de ellas.

Por último, os recordamos que estamos trabajando muy duramente para ayudaros a enviar los informes SIGEM y que todo lo que hacemos es para vuestro beneficio. Seguid atentos por favor al blog que os vamos a seguir dando instrucciones.